Pengaturan Meeting Room

Keberadaan meeting room memang sangat penting karena fungsinya sebagai tempat meeting bersama. Kedepannya, karena pandemi, diprediksi bahwa orang akan terbiasa melakukan meeting jarak jauh. Lantas, siapa saja yang membutuhkan meeting room? Pastinya, perusahaan-perusahaan, instansi militer, hotel-hotel, convention center dan lain sebagainya.

Bagaimana sebuah meeting room bisa mengakomodir dengan baik tanpa ada gangguan? Apa saja yang bisa kita pakai dan berperan penting dalam mendesain sebuah meeting room? Bagaimana akustiknya? Bagaimana kita mengintegrasikan dengan sistem-sistem yang sudah ada? Pertanyaan-pertanyaan tersebut perlu dipikirkan. Yang terpenting adalah bagaimana caranya agar customer terakomodir dengan baik, dan memperoleh pengalaman yang berbeda.

Fundamentalnya, audio adalah sistem yang menguatkan sumber suara sehingga dapat didengar dengan baik. Jadi kalau kita memasang sound system, dan ternyata tidak dapat didengar atau tidak dapat berfungsi dengan baik, itu artinya ada yang salah. Hal-hal seperti ini kita harapkan tidak terjadi dalam sebuah meeting room atau sebuah sistem audio atau sound system karena kita butuh detail yang tinggi.

Sumber suara itu bisa dari alami atau elektronik. Jika sumber suara berasal dari sumber yang alami/natural, maka kita butuh microphone untuk menangkap suara-suara tersebut. Dengan sumber suara elektrik, misalnya laptop atau CD atau instrumen elektrik, kita biasanya menggunakan kabel untuk mengambil input dari peralatan tersebut. Microphone biasanya terbagi dua ,dari fungsi wireless dan wire-nya, kemudian teknologi kapsul atau alat untuk menangkap suara juga terbagi dua yaitu dynamic dan kondensor. Dynamic tidak membutuhkan listrik, sedangkan kondensor membutuhkan listrik. Seiring dengan kemajuan zaman, muncul produk-produk all in microphone atau bluetooth microphone dengan built-in speaker, kemudian microphone wireless berdasarkan wi-fi atau data seperti microphone conference system yang mana menggunakan wi-fi.

Pada sebuah meeting room, kita membutuhkan mixer. Jika kita pendekatannya analog atau konvensional, sebuah meeting room bisa menggunakan mixer. Mixer ini bisa terbagi dua menjadi analog dan digital. Perbedaannya, pada mixer analog semua fiturnya terpampang, sedangkan digital banyak fitur-fitur yang harus kita aktifkan atau kita pencet tombolnya terlebih dahulu. Namun, keuntungan digital adalah fiturnya yang sangat lengkap sehingga bisa mendukung suara lebih baik pada hasil akhirnya. Kami tidak mengatakan analog itu hasilnya  jelek, tapi memang fitur-fiturnya kalah dibandingkan digital. Namun dari segi harga, analog juga ada yang sangat murah.

Speaker di meeting room biasanya digunakan untuk speech. Meeting room besar misalnya yang dimiliki perusahaan-perusahaan, ruangannya bisa disekat dan bisa juga digabung. Pada saat digabung, maka kegunaannya akan menjadi lebih rumit, dan ini harus diketahui di awal, sampai sejauh mana event-nya. Beberapa opsi untuk speaker salah satunya adalah menggunakan ceiling speaker. Ceiling speaker diletakan di atap plafon dan speaker ini bisa memberikan suara yang baik pada ruangan dengan akustik yang buruk. Kekurangannya, ceiling speaker terasa kurang natural karena seolah-olah mendengar suara dari atas, dan bukan dari depan, sedangkan manusia terbiasa mendengar suara dari depan. Masalah tadi bisa diatasi dengan menggunakan column array. Teknologi column array tetap bisa memberikan efek natural, apalagi jika ruang meeting tidak memiliki plafon.

Dengan meeting room yang tidak terlalu besar, kita bisa menggunakan soundbar. Solusi seperti ini lumayan cost effective. Selain itu bisa juga mempunyai speaker-speaker aktif. Misalnya kita tidak direpotkan dengan instalasi, maka kita bisa gunakan speaker yang portable. Kemudian ada juga line up dari Electro Voice yang mana sangat multiguna. Tampilannya sudah sangat bagus dan bisa diletakan di meeting room berukuran medium hingga large.

Alat selanjutnya adalah signal processor. Signal processor ini merupakan alat yang sangat penting dalam sebuah meeting room. Signal precessor itu bisa terbagi menjadi dynamic processor, crossover atau equalizer. Zaman dulu kita masih memisah-misah semua fungsinya, tapi seiring waktu, muncul yang namanya digital speaker management. Jadi fungsi-fungsi tadi digabungkan menjadi satu yaitu digital speaker manajemen. Yang membedakan, digital sound processor mempunyai pre-amp untuk microphone, bisa untuk input-input pc atau lain sebagainya, sedangkan speaker manajemen tidak bisa. Pada meeting room yang simpel dan terintegrasi, kita bisa menggunakan open arsitektur prosesor. Perangkat ini bisa dikontrol oleh third party, tapi harganya lumayan mahal.

Terkait dengan sistem ruangan meeting yang ada di hotel, yang umumnya memiliki lebih dari dua ruang meeting, yang mana bisa disatukan atau dipisah, maka solusinya adalah dengan menggunakan prosesor zona. Solusi ini bisa mengakomodir kedua kebutuhan tersebut. Namun, jika meeting room-nya hanya 1 atau 2 saja, ada pendekatan-pendekatan lain yang lebih cost-effective. Jadi kita sebagai solution provider distributor tidak hanya mematok hanya satu solusi, kita bisa memberikan solusi sesuai dengan kebutuhan.